viernes, 25 de abril de 2014

10 consejos para gestionar la calidad de forma profesional

EN CASA DEL HERRERO CUCHARA DE PALO

Siempre me ha llamado la atención comprobar que, los Departamentos de Calidad, no suelen aplicar las mismas técnicas de gestión que pregonan entre los equipos de desarrollo de productos o gestión de servicios.

En la mayoría de las organizaciones se insta a los Jefes de Proyecto a aplicar metodologías de gestión reconocidas internacionalmente como las propuestas por PMI, Prince2, CMMI o SCRUM. Los Coordinadores de Servicios deben, por su parte, seguir las buenas prácticas ITIL, las directrices marcadas por la norma ISO 20000 o implantar cuadros de mando basados en COBIT.

Se busca, en definitiva, la profesionalidad y la excelencia en la gestión de las operaciones de la compañía, en una batalla sin cuartel por asegurar el cumplimiento de las tres pilares fundamentales:
  • Entregar a tiempo (cumplir las agendas establecidas)
  • Entregar con calidad (colmar las expectativas de los clientes, los requisitos acordados)
  • Entregar dentro de los costes esperados (ajustarse al presupuesto)
Asegurar estas tres líneas base es crítico para la empresa y, en consecuencia, se dota a los equipos de desarrollo con potentes herramientas de gestión (o con las mejores que los presupuestos permitan) como MS Project, Clarity, Rational o Remedy, por citar sólo algunas (podéis consultar "Herramientas de Gestión de Software Libre totalmente gratuitas" si sois de los que sufrís las limitaciones presupuestarias).

sábado, 19 de abril de 2014

Enterprise as a Service (EaaS)

Richie Etwaru, una de esas personas expertas en cambio organizacional y pensamiento disruptivo, ha publicado un más que interesante artículo arguyendo, con razón, que las tecnologías Cloud (IaaS, PasS, Saas) están ya maduras; las empresas las habrán adoptado ya o lo harán en los próximos años. Sin embargo, afirma que el concepto de Cloud, el famoso "As a Service", aún puede dar más de sí.

Etwaru postula que las redes, el almacenamiento o los servidores no son los únicos aspectos a los que se puede aplicar el modelo Cloud. Los propios servicios de la empresa pueden dinamizarse transformándola en lo que él denomina "Entreprise as a Service" (EaaS). El espacio de trabajo podría ofrecerse como un servicio interno (Workplace as a Service) y lo mismo para el resto (Talent as a Service, Expertise as a Service, Business Processes as a Service, Training as a Service, etc) hasta llegar al concepto Everything as a Service.

Es un modelo realmente interesante ya que otorga a la organización un dinamismo desconocido hasta la fecha.

jueves, 17 de abril de 2014

Sorprender al cliente, ¿una buena práctica en la gestión de proyectos?

Llevo ya tiempo sin añadir nuevas entradas a la colección de Frases Memorables de la Calidad. Había pasado por alto una especialmente interesante:

"Mi cliente va a flipar"

Y lo es porque los buenos propósitos no están considerados dentro del conjunto de prácticas que debe aplicar un gestor de proyectos profesional.  

SORPRENDER AL CLIENTE

El milenio comenzó con el escándalo financiero Enron noqueando a Artthur Andersen, allá por el año 2002. Tras ser desmantelada la división española, dos de los socios se decidieron a escribir un libro ("El Legado de Arthur Andersen") para contar una historia de éxitos, ilusión y desilusión y para exponer el modelo cultural de la que fue una de las cinco mayores firmas de auditoría del planeta (los Arturos siempre se referían a su empresa como "la Firma").

Esta cultura se apoyaba en siete columnas, siete factores estructurales que marcaban la estrategia pero también la vida cotidiana de los profesionales que trabajaban en cualquier área de la compañía.

Uno de esos pilares era el Servicio: la idea de calidad, la búsqueda de la innovación, el estricto respeto al cliente y el deseo de sorprenderlo positivamente. No era suficiente con trabajar duro para colmar sus expectativas, era imperativo superarlas siguiendo un proceso establecido, controlado y gestionado con acierto; no era cuestión de cambiar los requisitos para ofrecer un solución diferente, tal vez óptima desde el punto de vista del auditor o asesor, pero inútil para el cliente. Los compromisos adquiridos se cubrían escrupulosamente pero también se buscaba ofrecer un valor añadido entregando, por ejemplo, un informe final con propuestas de mejora o un análisis de mercado.

Sorprender al cliente es una vieja práctica bendecida ahora por un término, ¡Wow!", un tanto vanal, y no tan nuevo como se pregona por las redes. ¿Tiene aplicación en la gestión de proyectos?, ¿Sabemos gestionar los riesgos asociados con esta propuesta tan deseable como peligrosa?

martes, 15 de abril de 2014

¿Sabes cuáles serán las profesiones más demandas dentro de 10 años?


La cruenta batalla entre las viejas y las nuevas profesiones es tan antigua como nuestra historia. Primero nómadas cazadores-recolectores, luego agricultores, después obreros en las fábricas, más tarde trabajadores del sector servicios. Ahora andamos enfrascados con los ordenadores y las redes sociales. La convulsa historia de la humanidad ha quedado marcada por esta batalla sin fin entre las viejas y las nuevas profesiones que dura ya 7000 años.

En ocasiones, la aparición de nuevas tecnologías ha supuesto cruentos episodios. Otras veces ha llegado cubierta de terribles (y fallidas) predicciones de un nuevo mundo dominado por el desempleo. En unas pocas más hemos asistido, como decía uno por ahí, a un cambio tranquilo.

Hace nada, Bill Gates comentaba, en una charla organizada por el Amercian Entreprise Institute, que no somos conscientes de la cantidad de puestos de trabajo que se perderán en los próximos 20 años cuando sean las máquinas quiénes los realicen de forma mucho más eficiente y a un coste muy inferior. Camareros, conductores, recepcionistas, porteros, asistentes están seriamente amenazados. A los obreros de la construcción quizás no les dé tiempo a salir de la crisis provocada por la burbuja inmobiliaria y los créditos basura.

Un nuevo episodio de esta sangrienta batalla se cierne de nuevo sobre nuestras cabezas. Pero no hay que perder la esperanza, surgirán también cientos de nuevas profesiones, más creativas, más interesantes, más satisfactorias. Hablaremos de ellas al final del artículo, acompañando algunas propuestas con un impresionante informe elaborado por Rohit Talwar y Tim Hancock de la empresa Fast Future Research. Pero antes vamos a repasar rápidamente algunos episodios de esta historia.

domingo, 13 de abril de 2014

19 herramientas de Software Libre (gratuitas) para gestionar proyectos


(English Version)

Adquirir una herramienta para gestionar proyectos es prohibitivo para algunas organizaciones. La comunidad de Open Source ofrece algunas que pueden cubrir esta necesidad sin la requerir realizar inversión alguna (ver Cómo elegir una herramienta Open Source y 6 Herramientas de Ticketing Open Source Gratuitas).

Bitelia publicó hace un año una excelente recopilación de diez de las mejores herramientas totalmente gratuitas (ver lista...). Las hay para diferentes sistemas operativos como Colabtive, Project HQ, Gantt PV o Clockling IT, TaskJuggler, otras accesibles desde la red como TeamWork o dotProject.net y algunas especializadas en metodologías ágiles como IceScrum.

He actualizado esta lista para incluir algunas más que, desde el año pasado, han crecido en popularidad (ya sabéis, un año es como un siglo en informática):

sábado, 12 de abril de 2014

Tres sencillos pasos para denigrar tu puesto de trabajo

Últimamente estoy encontrando por las redes algunas infografías que (siempre en mi opinión) malinterpretan el modelo propuesto por Steven Covey en su ya clásico libro "Los Siete Hábitos de las Personas Altamente Efectivas", una obra publicada hace ya siglos (en 1989) pero que sigue gozando de una gran frescura.

Y es una pena porque es un modelo tan útil para reflexionar sobre tu situación actual (personal o profesional) como capaz de predecir tu futuro con extrema precisión cuando no sabes interpretar correctamente.las lecciones que te ofrece.

Para demostrarlo, voy a proponeros tres pasos sencillos que podéis seguir para convertir cualquier trabajo medianamente interesante en un compendio de despropósitos que os harán nadar entre el tedio y un amargo despido.

LOS CUATRO CUADRANTES

Tras una búsqueda rápida, he encontrado esta imagen que representa bastante bien los cuatro cuadrantes en los que Covey ordena las diferentes tareas que pueden realizarse en un trabajo (fuente...).

Supongo que la mayoría de vosotros conocéis esta clasificación: habla de las tareas en función de su URGENCIA e IMPORTANCIA.

He escogido este diagrama porque ofrece algunos ejemplos del tipo de actividades que caracterizan cada cuadrante y porque detalla los posibles efectos de mantenerte un cierto tiempo en cualquier de ellos.

lunes, 7 de abril de 2014

Aprender de las Lecciones Aprendidas

APRENDER DE LA EXPERIENCIA

Dicen que gestionar las Lecciones Aprendidas constituye el penúltimo paso en un Sistema de Gestión. Y lo es porque no resulta suficiente con registrar lo qué hemos aprendido tras desarrollar un producto o entregar un servicio. Es también necesario (si no imprescindible) analizar la información recopilada para extraer conclusiones, plantear propuestas de mejora o corrección y establecer Mejores Prácticas que puedan extrapolarse a otros proyectos, servicios o áreas de la organización.

Y es aquí donde fallan la mayoría de los Sistemas de Gestión de Lecciones Aprendidas por motivos de muy diversa índole:
  • Las Lecciones Aprendidas se registran al final del proyecto cuando ya es demasiado tarde para reaccionar. Pueden ser valiosas en el futuro pero hemos perdido un tiempo precioso
  • No se ha establecido un proceso sistemático de análisis de las Lecciones Aprendidas que permita extraer conclusiones globales sobre la salud de los diferentes procesos o herramientas
  • La transferencia del conocimiento adquirido no se realiza de forma eficaz
  • No se han establecido indicadores que permitan conocer la rentabilidad del sistema
  • Las Lecciones Aprendidas están limitadas a las operaciones olvidando la posibilidad de gestionarlas en otros procesos y, especialmente, en los trasversales
  • Las Lecciones Aprendidas son demasiado específicas y no pueden transferirse a otras áreas de la organización
  • No se han establecido canales de comunicación que permitan difundir lo aprendido al conjunto de la organización
  • Se establecen políticas que priman la cantidad frente a la calidad.

¿CUÁNDO APRENDEMOS?

La primera pregunta que podemos hacernos es: ¿cuándo debe registrase una Lección Aprendida?.

En demasiadas ocasiones, este proceso se realiza tras finalizar un proyecto, recurriendo a términos un tanto tétricos como "autopsia" o "análisis post-mortem". Estos análisis, necesarios a todas luces, responden a la problemática planteada por George Santayana (en realidad, Jorge Ruiz de Santayana, un filósofo y ensayista español aunque afincado en Estados Unidos) "aquéllos que olvidan el pasado están condenados a repetirlo" o, de forma más campechana, "el hombre es el único animal que tropieza dos veces en la misma piedra".

Sin embargo, por muy detalladamente que se realice la autopsia de un proyecto, por muy útil que pueda resultar un buen análisis para esquivar la piedra, siempre llegarán demasiado tarde. Si hemos adquirido un valioso conocimiento, éste debería difundirse tan pronto como sea posible, convirtiendo la gestión de las Lecciones Aprendidas en una poderosa herramienta para la promoción del cambio.

Por tanto, a la hora de diseñar un sistema de gestión de Lecciones Aprendidas, es importante que éstas se puedan registrar en cualquier momento y que se establezcan los canales de comunicación adecuados para garantizar que serán analizarlas con la suficiente diligencia.

¿QUÉ APRENDEMOS?

En un análisis post-mortem solemos preguntarnos en qué hemos acertado, en qué nos hemos equivocado y por qué. Evaluamos cómo hemos gestionado el proyecto, qué tal ha ido la relación con el cliente o si hemos sido capaces de cumplir con los plazos de entrega. Analizamos el pasado pero, con cierta frecuencia, nos olvidamos del futuro.

Sin embargo, no es infrecuente que, durante la ejecución del proyecto, detectemos carencias en ciertas herramientas, nos veamos obligados a alterar algún proceso (para aligerarlo o hacerlo más robusto) o resolvamos una cuestión técnica de una manera diferente a la prevista. La mayoría de estos cambios serán tan específicos que sólo resultarán de utilidad para el proyecto concreto. Pero habrá algunos de alcance más global que puedan ser aprovechados por otros proyectos del mismo área, por otras áreas o incluso por la organización en su conjunto.

Con cierta frecuencia también olvidamos que la organización debe ser capaz de aprender de cualquier actividad que realiza y no sólo de las operaciones (ver "Learning Organization: cuando una organización aprende a aprender"). En consecuencia, la recopilación de Lecciones Aprendidas debe abarcar todos los procesos (compras, recursos humanos, formación, gestión comercial, etc.) y debe, como ya hemos comentado, poder realizarse en cualquier momento..

En función de todo lo anterior, para cada Lección Aprendida deberíamos registrar, al menos, la siguiente información
  • Autor y fecha
  • Origen: proyecto, proceso, departamento, etc
  • Problemática detectada
  • Proceso, Método o Herramienta afectada
  • Solución Adoptada
  • Acciones realizadas
  • Resultados Obtenidos 
  • Impacto económico
  • Transferencia: si las acciones planteadas pueden ser de aplicación en otros proyectos, áreas de competencia, departamentos o en la organización en su conjunto

TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

Tenemos ya un sistema que permite registrar lo aprendido en una base de conocimientos que podemos utilizar, cuando consideremos oportuno, para recopilar la experiencia adquirida en cualquiera de las actividades emprendidas por la organización.

Así que: ¡manos a la obra!. Planteamos un proceso de gestión del cambio incluyendo, acciones de formación y concienciación para transmitir la relevancia estratégica del nuevo sistema. Y lo lanzamos para descubrir con cierta sorpresa (o con cierto pavor) que, por una vez, hemos hecho bien nuestro trabajo. Tenemos la base de datos colapsada por docenas o cientos de Lecciones Aprendidas provenientes de los lugares más insólitos. Todo un éxito.

Toca ahora analizar la información recopilada. Seguramente encontraremos algunas descripciones extremadamente precisas sobre cómo configurar el entorno de pruebas proporcionado por un cliente o sobre cómo calibrar un cierto aparato de medida (demasiado específicas para sacar partido de ellas más allá del entorno del proyecto). Otras versarán sobre la importancia de reunirse con el cliente, planificar correctamente o realizar un seguimiento de los riesgos (un vano intento por recalcar lo que cualquier metodología de gestión ya propone) y algunas más resultarán incomprensibles. Pero también encontraremos algunas que proponen el uso de una nueva herramienta para mejorar la productividad del equipo o que plantean la redundancia de algunos mecanismos de uso obligado en el proyecto.

Es sobre estas últimas donde debe recaer la atención de la organización (considerándola en su conjunto) para transformarlas en Peticiones de Cambio (Change Requests) de los procesos, métodos, técnicas o herramientas establecidas por el Sistema de Gestión. Es más, sería mucho más conveniente que, en el momento de registrar la Lección Aprendida, se lanzara automáticamente la petición para ser evaluada y, si procede, realizar las mejoras necesarias.

Convertimos así las Lecciones Aprendidas en una potente herramienta para promocionar el cambio en la organización y en uno de los mejores mecanismos para fomentar la Mejora Continua y la Innovación. Además es un buen instrumento para reconocer el trabajo de los equipos de desarrollo pues verán sus esfuerzos por mejorar trasladados a otros áreas o al conjunto de la organización.

El proceso de transferencia del conocimiento adquirido cobra tal importancia que algunas organizaciones no conciben las Lecciones Aprendidas sin las peticiones de cambio correspondientes.

RETORNO DE LA INVERSIÓN

Mediante el sistema propuesto podemos evaluar el impacto económico que ha supuesto cada cambio individual en un proyecto o proceso concreto, un indicador que hay que tratar con cierta precaución pero siempre interesante.

Podemos, además, analizar el número de peticiones recibidas y el número de mejoras implantadas; es un indicador mucho más fiable y fácil de calcular. Si además somos capaces de evaluar el impacto económico de cada uno de los cambios realizados dispondremos de un mecanismo para justificar el Retorno de la Inversión del sistema implantado para recopilar y gestionar las Lecciones Aprendidas.

CONCLUSIONES

En resumen, un buen sistema de gestión de Lecciones Aprendidas deberá:
  • Permitir registrarlas en cualquier momento y no sólo cuando finalizan los proyectos
  • Contemplar cualquier actividad emprendida por la organización 
  • Proporcionar información estructurada incluyendo los procesos, métodos, técnicas o herramientas que se ven afectados y el impacto económico de los cambios realizados.
  • Facilitar la transferencia de lo aprendido hacia otras áreas de competencia, departamentos o a toda la organización
  • Permitir las peticiones de cambio en los sistemas que, de ser aceptados, supondrán la transferencia efectiva del conocimiento adquirido.
  • Ofrecer instrumentos para reconocer los esfuerzos de mejora de los equipos de desarrollo o de los diferentes departamentos.
  • Facilitar el establecimiento de indicadores y la evaluación del impacto económico para poder así justificar el Retorno de la Inversión del sistema implantado

domingo, 6 de abril de 2014

Los 20 mejores programadores de la historia

Últimamente he sentido un creciente interés por conocer algo más sobre el pasado de una profesión ya no tan joven. No soy el único, hay bastantes fuentes de información en Internet sobre este tema.

Aquí os dejo una de esas listas de las que se suele decir: "son todos los que están pero no están todos los que son". Llama poderosamente la atención la profusión de nombres europeos, especialmente escandinavos (hay hasta un Groenlandés), aunque luego sean los americanos quiénes se lleven el gato al agua.

La máquina de Anticitera: comenzamos mal, el autor de este anacrónico mecanismo permanece en el más absoluto anonimato. Es, sin embargo, uno de los grandes genios de la antigüedad, un programador capaz de concebir una de las primeras máquinas de engranajes y, sin duda, la más compleja conocida.

La Máquina de Anticitera es una calculadora astronómica fechada en el año 87 a.C, probablemente una evolución del, aún más arcano. Planetario de Arquímedes. Disponía de 37 engranajes diferenciales que le permitían predecir los movimientos de la Luna, el Sol y algunos planetas como Venus y Mercurio con cierta precisión. Hasta el siglo dieciséis no hay referencias a una tecnología que pueda competir con esta (ver "Dos increíbles inventos de la actualidad que pudieron cambiar el mundo pero que no lo hicieron").

Ada Lovelace: casi todas las listas que he consultado comienzan con esta matemática en cuyo honor se bautizó el lenguaje de programación Ada. Hija del poeta Lord Byron, nació acompañando el crepúsculo de 1815 para continuar con una existencia un tanto azarosa. Es considerada como el primer programador de la historia (la inventora del software) gracias al algoritmo que diseñó para calcular números de Bernouille empleando la calculadora mecánica concebida por Charles Babbage (también se la conoce como la Máquina Analítica, un ingenio que jamás llegó a construirse).

Libertina, jugadora, científica y matemática fue también una gran visionaria. Mientras sus coetáneos se concentraban en las posibilidades de cálculo de los nuevos ingenios mecánicos, ella supo augurarles un futuro más amplio. También propuso el uso de tarjetas perforadas para instruir a las máquinas de cákculo.

Alan Turing: si aún no lo habéis hecho, os recomiendo la lectura de "El Criptonomicón", de Neal Stephenson, un libro a veces catalogado dentro de la ciencia ficción y siempre presente en la mesilla de noche de cualquier hacker que se precie de serlo. Narra las peripecias de los aliados para desencriptar el código de la máquina Enigma de los alemanes, proceso en el que Alan Turing tuvo un gran protagonismo; es, por méritos propios, uno de los principales artífices de la victoria aliada en la Segunda Guerra Mundial.

Volviendo al tema que nos ocupa, Turing es considerado como el padre de la computación y precursor de la informática moderna. Diseñó una de las primeras máquinas electrónicas programables (de esas en las que miles de tubos de vacío copaban enormes hangares), el ACE. Su vida acabó mal, acusado y condenado por homosexualidad, se suicidó.el 7 de Junio de 1954. Han tenido que pasar 60 años para que la reina Isabel II se dignara a rectificar este gran error, exonerando a Alan Turin de todos los "delitos" cometidos el 24 de Diciembre del 2013. La máquina de Turing, el test de Turing, las máquinas oracle, los primeros trabajos sobre la cibernética y la inteligencia artificial son sólo parte de su legado.

jueves, 3 de abril de 2014

El Arte de Programar, ¿se está perdiendo?

LA PREHISTORIA

Quizás tuviera 15 años cuando descubrí los ordenadores. No recuerdo la fecha exacta pero sí casi todos los detalles de mi proceso de iniciación. Fascinado por la posibilidad de controlar la televisión, decidí comprar una de esas publicaciones por fascículos, "Biblioteca de la Informática" creo recordar. Y me puse a programar.

Lo más curioso es que aún no tenía ordenador, así que programaba con lápiz y papel mientras atosigaba a mi madre para que pusiera a mi disposición una herramienta más adecuada. No tardó en librarse de mis gimoteos gracias a un banco que regalaba un ordenador al domiciliar la nómina. Como no podía ser de otra manera, fue un  ZX Spectrum de 16Kb. Aún lo tengo, creo que pediré que me entierren con él; no conozco a nadie que no guarde un recuerdo pasional por aquella pequeña caja negra y su llamativo arcoiris alegrando una de las esquinas (os dejo un vídeo con 50 de los mejores juegos para esta máquina)..

Cogí mis papeles, dejé de comprar los fascículos, me suscribí a MicroHobby (una revista mítica, os dejo la portada del primer número) y me puse a la faena para crear mi primer juego. Era un coche que recorría una carretera (dos simples líneas verticales) esquivando piedras y charcos. Cuando llegaba arriba de la pantalla el juego terminaba con una serie de pitidos. Poco más tarde descubrí que, al llegar al final, podía escribir Y=0 y el coche volvía al principio haciendo que el juego continuara hasta perder todas las vidas. También me di cuenta que podía hacer que las líneas fuera curvándose gradualmente para ofrecer algo más de acción al jugador. Estos dos descubrimientos cambiaron mi vida.

A estas alturas algunos estaréis pensando "ya tenemos al abuelete contando sus batallas de la prehistoria de la informática". Tenéis razón, no he podido resistirme a hablar de mi Spectrum. Ya lo dejo.

miércoles, 2 de abril de 2014

Cumplimos tres meses

Quizás los buenos propósitos que acompañan la llegada del año nuevo me hicieran decidirme a crear este blog, un lugar donde intento compartir mi experiencia y conocer la de otras personas con intereses similares (curiosamente esta interacción se materializa principalmente a través de LinkedIn).

Probablemente, mi incapacidad para conciliar el sueño durante más de cinco horas seguidas me haya permitido publicar 37 artículos en estos tres primeros meses.

Con total seguridad, las seis de la mañana no es el mejor momento para dar a conocer una nueva publicación. A pesar de ello, un colectivo cada vez mayor accede a este blog regularmente (afortunadamente algo más tarde, dicen que madrugar ayuda pero también provoca un enorme cansancio). Muchas de estas personas aportan una visión diferente (que, en no pocas ocasiones, me hacen rectificar algún artículo) y algunas expresan públicamente su interés por lo publicado.

También me sorprendo cuando encuentro a alguien leyendo el blog a las tres o cuatro de la madrugada. Olvido que, al otro lado del Atlántico, hay una inmensa comunidad latina. Conexiones desde casi cualquier punto del planeta permiten conocer por dónde andan las personas con las que compartimos idioma. Tras España, Estados Unidos (Miami) es la segunda localización por número de conexiones aunque también llegan visitas desde la práctica totalidad de los países europeos y otros lugares más exóticos como Rusia, China, La India, Australia o Malasia.

Gracias a todos.

Creo que es un buen momento para recapitular, así que os dejo aquí la lista completa de las publicaciones ordenadas por temas:

TECNOLOGÍA APLICADA A LA CALIDAD
LOS CLIENTES
RECURSOS HUMANOS
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
PRÁCTICAS DE GESTIÓN
COMUNICACIÓN
GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
NUEVAS TECNOLOGÍAS
Y poco más. Reiterar mi agradecimiento más sincero a todos vosotros y un propósito de enmienda: espero dormir un poco más y escribir un poco menos. Ya veremos si lo consigo.