domingo, 10 de mayo de 2015

Guía práctica para gestionar la Innovación (parte I)


Dicen que hay normas para todo y, como no podía ser de otra manera, también hay una para acreditar el proceso de gestión de la I+D+ì (Investigación, Desarrollo e Innovación).

Se trata de la UNE 166002, la hermana mayor de la mucho más popular UNE 166001. Para los que hemos trabajado en I+D+i, conocer en profundidad esta última norma resulta imprescindible pues, certificar los proyectos de investigación con ella, aumenta sensiblemente las posibilidades de conseguir esas ansiadas desgravaciones fiscales (al menos en España).

Aunque sus beneficios a corto plazo son menos evidentes (de ahí su menor popularidad), el alcance de la norma UNE 166002 es mucho mayor, escapando de la operación de un único proyecto para abarcar todo el proceso de gestión de la innovación en una organización. Es, en consecuencia, una de esas normas que requieren el compromiso real de la empresa en su propósito de exprimir al máximo los recursos disponibles para potenciar la innovación tanto interna como externa.

UNA NORMA ESPAÑOLA

UNE son las siglas de "Una Norma Española" (en fin...) y caracterizan a las normas promovidas por ENAC (Entidad Nacional de ACreditación). Con el tiempo, algunas de ellas pasan al CEN (Comité Europeo de Normalización; European Committee for Standarization) y adquieren la denominación EN (European Norm). 

En el caso que nos ocupa, es el comité del CEN/TC 389 el encargado de realizar esta transición. Su trabajos han supuesto recientemente la publicación de las primeras normas de la familia EN 16555 que recogen los requisitos básicos de los sistemas de gestión de la I+D+i. Tras este proceso, se promoverá su paso internacional a través de ISO (International Organization for Standarization) aunque aún habrá que esperar un tiempo.

Perdonadme este baile de siglas tan característico (y desesperante) de las normas y acreditaciones pero sólo quiero enfatizar con él las perspectivas de futuro de una norma de origen español cuya aplicación (algunos dirían que en contra de lo habitual) resulta cercana a la realidad y, en consecuencia, puede resultar realmente útil para las organizaciones empeñadas en innovar.

Nos os preocupéis, las formalidades acaban aquí. 

ANTES DE COMENZAR

De una manera u otra, todos entendemos el significado de la siglas I+D+i aunque, en no pocas ocasiones, las fronteras entre estos términos se diluyen haciendo complicado clasificar una actividad determinada como Investigación, Desarrollo (Tecnológico) o Innovación. Y es un tema realmente importante pues incluso las fuentes de financiación pública varían drásticamente en función de dicha clasificación.

La norma ISO 160000 "Terminología y Definiciones de las Actividades de I+D+i" intenta resolver esta cuestión proponiendo las siguientes definiciones:

  • Investigación: Indagación original y planificada que persigue descubrir nuevos conocimientos y una superior comprensión en el ámbito científico o tecnológico
    • Investigación fundamental o básica: Ampliación de los conocimientos generales científicos y técnicos no vinculados directamente con productos o procesos industriales o comerciales.
    • Investigación industrial o aplicada: Investigación dirigida a adquirir nuevos conocimientos con vistas a explotarlos en el desarrollo de productos o procesos nuevos, o para suscitar mejoras importantes de productos o procesos existentes.
  • Desarrollo Tecnológico: Aplicación de los resultados de la investigación, o de cualquier otro tipo de conocimiento científico, para la fabricación de nuevos materiales, productos, para el diseño de nuevos procesos, sistemas de producción o de prestación de servicios, así como la mejora tecnológica sustancial de materiales, productos, procesos o sistemas preexistentes. Esta actividad incluirá la materialización de los resultados de la investigación en un plano, esquema o diseño, así como la creación de prototipos no comercializables y los proyectos de demostración inicial o proyectos piloto, siempre que los mismos no se conviertan o utilicen en aplicaciones industriales o para su explotación comercial
  • Innovación: Actividad cuyo resultado es la obtención de nuevos productos o procesos, o mejoras sustancialmente significativas de los ya existentes. Las actividades de innovación son: incorporación de tecnologías materiales e inmateriales, diseño industrial, equipamiento, e ingeniería industrial, lanzamiento de la fabricación, comercialización de nuevos productos y procesos. Se distinguen:
    • Innovación en tecnología: Actividad de generación y puesta a punto de nuevas tecnologías en el mercado que, una vez consolidadas, empezarán a ser usadas por otros procesos innovadores asociados a productos y procesos.
    • Innovación tecnológica: Actividad de incorporación, en el desarrollo de un nuevo producto o proceso, de tecnologías básicas existentes y disponibles en el mercado.
    • Innovación en la gestión: Mejoras relacionadas con la manera de organizar los recursos para conseguir productos o procesos innovadores.
(fuente:  "I+D+I Innovación Serie Normas 166000 Open Innovation")

LOS COMPONENTES BÁSICOS

Desde un punto de vista práctico, para implantar un sistema de gestión de la I+D+i debemos definir los siguientes procesos:
  • Estrategia de I+D+i
  • Proceso de Vigilancia Tecnológica
  • Proceso de Gestión de Ideas
  • Proceso de Gestión de la Cartera de Proyectos de I+D+i
  • Proceso de Gestión de los Proyectos de I+D+i
  • Proceso de Explotación de los Resultados
  • Proceso de Revisión por la Dirección
  • Proceso de Mejora Continua
Parece razonable. La empresa debe definir su forma de entender la I+D+i (su política, estrategia, objetivos, contexto en el que se desarrollan las actividades), debe vigilar su entorno para conocer los avances que se están produciendo y los principales actores y debe establecer los mecanismos necesarios para convertir las ideas de la organización en proyectos de I+D+i que, más tarde, se convertirán en nuevos productos, soluciones o servicios.

Como os digo, una norma cercana a la realidad.

ESTRATEGIA

La estrategia de I+D+i de la organización deben plasmarse en un documento en el que la Dirección exprese:
  • La motivación para investigar y su propósito: ¿por qué queremos dedicar ingentes esfuerzos a innovar?, ¿queremos generar nuevos productos?, ¿servicios?, ¿buscamos adquirir know-how para ofrecerlo a nuestros clientes?, ¿intentamos abrir nuevos mercados?, ¿diferenciarnos de la competencia?, ¿buscamos mejorar la imagen y reputación de la organización?, ¿hacerla más atractiva para los trabajadores ofreciendo nuevas oportunidades de desarrollo profesional?
  • El compromiso: ¿cómo fomentaremos una Cultura de Innovación en el seno de la organización?, ¿a qué nos comprometemos?, ¿qué esperamos de cada estamento de la empresa?.. La Tolerancia al Fracaso debe ser parte fundamental de esta cultura aunque también se deben establecer límites en cuanto al tiempo, coste o recursos de las inversiones planteadas.
  • Los recursos: ¿fomentaremos la innovación independiente en cada área de la organización?, ¿crearemos una unidad específica para la gestión de la I+D+i?, ¿quién financiará la investigación?, ¿de dónde provendrán los fondos y recursos necesarios?, ¿buscaremos ayudas públicas, financiación privada?
Esta estrategia deberá trasladarse a la Política de I+D+i (aquí tenéis un ejemplo) a través de la cuál la empresa exprese sus intenciones, objetivos y compromisos en este área así como sus expectativas y exigencias para cada uno de los estamentos de la organización. 

Como ocurre en otras áreas, esta política marca las directrices del sistema de gestión que se pretende implementar y debe ser difundida y conocida por todos los miembros de la organización y el resto de las partes interesadas (suele ser frecuente hacerla pública).

VIGILANCIA

Ya en el siglo XVII, Isaac Newton afirmó que "sólo logramos avanzar cabalgando a lomos de gigantes". En la actualidad, sigue sin ser posible lograr avances significativos de forma aislada, sin conocer las intenciones y progresos de los otros. 

El sistema de gestión de la I+D+i requiere, por tanto, un sistema que nos permite vigilar el entorno para:
  • Conocer los avances tecnológicos (Vigilancia Tecnológica) que se están produciendo
  • Analizar en qué está trabajando nuestra competencia (Vigilancia Competitiva
  • Estar al tanto de los últimos movimientos en el mercado
  • Controlar los cambios normativos o legislativos 
  • Buscar socios que puedan ayudarnos a avanzar.
El sistema de vigilancia que implantemos puede ser tan simple o tan complejo como deseemos. 
  • Desde definir una simple Ficha de Vigilancia y pedir a cada área de la organización que sistemática, periódica o compulsivamente nos envíen sus análisis del entorno (avances tecnológicos, análisis de mercado, análisis de la competencia, etc)
  • Hasta crear un Observatorio Tecnológico que ofrezca servicios de vigilancia al resto de la organización.

Sea como fuere, la información recopilada deberá emplearse para analizar el contexto en donde se mueve la I+D+i de la organización y servir como entrada del proceso de Revisión por la Dirección, el cual marcará la estrategia y objetivos del siguiente periodo.

Podéis obtener más de información de este proceso, uno de los más complejos de implantar según mi opinión, consultando "Una forma práctica de implantar un Sistema de Vigilancia Tecnológica: Procesos" y "Una forma práctica de implantar un Sistema de Vigilancia Tecnológica: Modelos y Herramientas" en este mismo blog.

LAS IDEAS

Debemos también ocuparnos de definir un proceso que nos permita establecer canales de comunicación para recopilar ideas. Estos canales pueden ser:
  • Privados: se crean grupos de expertos (internos, externos) que, mediante diferentes mecanismos de colaboración, analizan la organización, el mercado y los planes estratégicos y proponen las líneas de investigación o las áreas en donde la innovación resulta más necesaria.
  • Cerrados: se ofrece la posibilidad de proponer ideas y propuestas de investigación o innovación a través de canales privados. En este modelo se puede permitir participar a toda la organización o, lo que es más habitual, sólo a los responsables de las áreas estratégicas o a personas clave.
  • Abiertos: se ofrece a toda la organización la posibilidad de proponer ideas, realizar propuestas y opinar sobre las de los otros. Aquí resultan especialmente relevantes las técnicas de Gamificación  así como la implantación de políticas, sistemas y algoritmos de motivación y recompensa.
Lo más conveniente es combinar varios pues cada uno presenta ventajas e inconvenientes. Los canales privados y cerrados facilitan el enfoque pero limitan el número de ideas mientras que los canales abiertos y distribuidos aumentan su número y variedad promoviendo el establecimiento de una cultura de innovación en el seno de la organización. Requieren, sin embargo, un mayor esfuerzo para fomentar esta cultura, seleccionar las ideas potencialmente valiosas y desarrollarlas hasta convertirlas en propuestas de innovación o investigación. 

Decantarse por uno de estos modelos es una decisión difícil que, sin duda, formará parte del proceso de definición de la estrategia de I+D+i de la organización.

Con independencia del canal elegido, todas las ideas deberán ser evaluadas para determinar su grado de madurez y oportunidad viabilidad tanto técnica como económica. Después deberemos seleccionar las más prometedoras en función de las líneas estratégicas establecidas y desarrollarlas hasta obtener el suficiente detalle que nos permita convertirlas en proyectos de investigación o innovación.

EN LA SEGUNDA PARTE

Hasta ahora hemos visto la necesidad de establecer una estrategia y política de I+D+i  que fomenten una cultura de innovación en la organización y cómo éstas deberá venir acompañadas de un proceso de vigilancia (tecnológica, competitiva, de mercado) y otro de generación de ideas (privado, cerrado, abierto, distribuido) que nos permita comenzar a definir los proyectos de innovación o investigación que queremos desarrollar.

En la siguiente entrega veremos la necesidad de establecer una Unidad de Gestión de la I+D+i que se encargue de trabajar sobre las ideas seleccionadas hasta convertirlas en proyectos viables, controlar su ejecución y los resultados obtenidos.

Nos ocuparemos también del proceso de Revisión por la Dirección, de la Mejora Continúa y la forma en que se explotarán los resultados de la investigación o innovación. Hablaremos, en consecuencia, del análisis del contexto en el que se mueve la organización, de indicadores, del inventario de activos intangibles y de los diferentes mecanismos para proteger los resultados de la I+D+i.

También dedicaremos unas cuantas líneas a comentar la forma en que la I+D+i debería integrarse con el resto de los sistemas de gestión de la compañía.


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