En la
entrada anterior hablamos de dos de las principales palancas para promover la transformación en los departamentos de soporte de una compañía: el foco y la postura.
Comentamos la importancia de enfocar nuestras actividades para
entregar el máximo valor a los clientes evitando los desperdicios y el despilfarro y la necesidad de establecer un
portfolio de servicios orientado al negocio, es decir, a aumentar las ventas, mejorar la rentabilidad, la productividad y reducir los costes. Recalcamos, además, la necesidad de
promover un cambio cultural haciendo que este portfolio esté presente en nuestro vocabulario, en el de nuestros equipos y en cualquiera de las actividades que emprendamos.
Ahora os proponemos un cambio tranquilo en dos fases. En la primera
publicaremos el porfolio de servicios, desarrollaremos herramientas para
medir y distribuir el esfuerzo entre los servicios y estableceremos
indicadores que nos permitan estimar nuestra aportación a la cadena de valor de la empresa. En la segunda calcularemos el c
oste real que suponen nuestros servicios para después diseñar un
plan de negocio y poder ofertarlos a nuestros clientes firmando
acuerdos de calidad de servicio.
Quizás tengamos que dedicar un par de años para realizar para completar esta transformación gradual y alguno más para conseguir financiación externa pero, como decía Antonio Machado: "
caminante no hay camino, se hace camino al andar".
EL MOVIMIENTO
Cargados de energía toca ahora moverse para convertir en una realidad lo propuesto hasta el momento
Lo primero es conseguir que el portfolio de servicios del departamento sea conocido y comprendido tanto por nuestros colaboradores como por el resto de la organización.
Podemos hacerlo distribuyendo un
folleto comercial, colocando
pósteres en lugares estratégicos o elaborando esas
infografías tan de moda en la actualidad (
aquí podéis encontrar unas cuantas buenas herramientas y
una guía interesante sobre cómo diseñarlas también podéis consultar el artículo "
Aplicación de las infografías en los Sistemas de Gestión")
El segundo paso consiste en
desarrollar herramientas que nos permitan controlar y enfocar la actividad de nuestro departamento en cada uno de los servicios. Si queremos mejorar tenemos que medir (¿a qué velocidad corro habitualmente?), actuar (¿qué puedo hacer para ir más rápido?) y volver a medir (¿he conseguido acelerar el ritmo?).
Én cuanto a la
medición, necesitamos un
conjunto de indicadores que nos permita conocer la
dedicación en cada servicio y otro conjunto para exponer los
beneficios que aportamos en cada uno de ellos. ¿Cuanto esfuerzo dedicamos a mejorar las ventas?, ¿cómo hemos contribuido a reducir costes?, ¿los planes de acción han provocado mejoras en la productividad?, ¿los proyectos son ahora más rentables?.