sábado, 15 de febrero de 2014

Primeros pasos para construir un Workplace con Google Apps for Business

INTRODUCCIÓN

Comienza con éste una serie de artículos que explicarán como crear un Espacio de Trabajo (Workplace) en La Nube.(más...). El Sistema de Gestión de la Calidad quedará embebido en esta plataforma hasta hacerse casi imperceptible (más...). También conseguiremos quitarnos de encima esos ficheros Excel que andan pululando por todas las organizaciones (más...)

Para ello utilizaremos algunas de las herramientas que nos ofrece Google en una aproximación necesariamente sencilla. No obstante, al final, quizás tengamos en nuestras manos un plataforma capaz de ofrecer funcionalidades que no están al alcance de todas las organizaciones.

He creado un ejemplo concreto que puede utilizarse para seguir algunas de las explicaciones. Si tienes una cuenta en Google+ podrás ir creando tu propio Workplace; como comprobarás no se necesitan conocimientos técnicos, sólo manejarse con cierta soltura en Internet.

ANTES DE COMENZAR

Si aún no lo has hecho, deberías consultar estos dos enlaces:
También es importante que entiendas la diferencia entre Google y Google Apps for Business. La segunda es la versión empresarial de la primera, es decir, ofrece las mismas herramientas pero limitadas al entorno de una organización.

Para esta serie de artículos utilizaremos la versión estándar, desarrollando un espacio de trabajo público pero, si te importa un ápice la seguridad, deberías contratar la versión empresarial para tu proyecto. No te preocupes, no te saldrá muy caro.

Dos detalles finales:
  • Voy a dejar de hablar del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) para referirme al Sistema de Gestión (SG)
  • Tampoco hablaré de usuarios de las plataforma. Los nombraré como colaboradores y, a veces, como clientes (internos, externos, proveedores, etc.) (más...)

EL ESPACIO DE TRABAJO

Podéis acceder al ejemplo que utilizaremos en esta serie de artículos a través del siguiente enlace:


Por el momento no esperéis demasiado, lo iremos construyendo a medida que avancemos.

Si queréis ir haciendo el vuestro, podéis utilizar GOOGLE SITES accediendo a esta dirección:


Simplemente seleccionar la opción CREAR NUEVO SITIO y seguir los cuatro pasos que se indican (poner un nombre, elegir un diseño y una plantilla y poco más)

LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN (SG)

Comenzaremos la serie explicando como gestionar y ofrecer la documentación del SG a nuestros clientes. Cubriremos así algunos aspectos del SGC como la Gestión Documental, el Control de Versiones, el Archivo y la Gestión de Documentación Obsoleta, la Identificación y Registro y la Comunicación. También añadiremos alguna cosilla más para comenzar a gestionar Lecciones Aprendidas y Mejores Practicas relacionadas con Mejora Continua.

Y espero poder hacerlo en los próximos veinte párrafos.

Nuestro Sistema de Gestión Documental quedará estructurado como sigue:
  • Un área privada donde trabajar sobre los documentos del sistema (el Departamento de Calidad pero también el resto de los Propietarios de los Procesos de la organización)
  • Un espacio público donde publicaremos los documentos ya aprobados. Esto ya sí lo hará el Departamento de Calidad copiando desde el área privada los documentos tan pronto sean validados.
  • Un Portal Web donde ofreceremos la documentación del SG de una manera mucho más amigable.
Los clientes podrán así navegar por el espacio público de una forma más tradicional o utilizar el Portal Web en donde podrán, además, comentar los contenidos, establecer alertas para recibir avisos cuando algo cambie, etc.

ÁREA PRIVADA Y ÁREA PÚBLICA: EL DRIVE

GOOGLE DRIVE es un espacio de almacenamiento en la Nube donde podemos subir documentos de cualquier naturaleza. Para entendernos, es equivalente a DropBox. Google ofrece a todos los usuarios 15Gb (más que suficiente para nuestro propósito) de forma totalmente gratuita que pueden ampliarse hasta varios Terabits previo pago (en la versión empresarial cada usuario tiene 30Gb por defecto).

Una ventaja adicional radica en la posibilidad de enlazar el Drive con el Explorador de Archivos de tu ordenador de forma que puedes trabajar en local con los documentos y éstos se irán sincronizando de forma totalmente automática en el espacio reservado en la Nube (más info...).

Lo primero que debemos hacer es crear los dos espacios en el Drive: uno privado (sólo daremos acceso a personas específicas) y otro público (daremos acceso a toda la organización). Deberíamos acabar teniendo algo así:


Ahora debemos desarrollar la estructura de carpetas de las dos áreas.

Para el ejemplo he optado por un clasificación basada en procesos en el área privada mientras que, en el la parte pública, la documentación quedará organizada por puestos de trabajo o funciones.

La idea es que la jerarquía de carpetas se adapte a las personas que la vayan a utilizar y no al revés.

Os animo que os conectéis para verlo en directo pulsando AQUÍ. Es un enlace al Visualizador de Drive, una herramienta menos potente que el propio Drive. Lo siento, pero sin compartir un dominio no puedo ofreceros más.

Tampoco podréis probar una ventaja adicional. Ya desde este primero momento se puede utilizar toda la potencia del buscador de Google para localizar documentos en nuestro Workplace. Es una herramienta que hace cosas increíbles como, por ejemplo, leer documentos escaneados. Puedes poner la Política de Calidad escaneada con la firma del presidente incluida y, unos pocos segundos después, se habrá convertido a texto y podrás localizarla con el buscador.



EL PORTAL WEB: EL SITE

El siguiente paso es enlazar la documentación que tenemos disponible en el área pública del Drive con un Portal Web creado con Google Sites.

No voy a entrar en cómo crear un Site; en realidad estamos hablando de Gestión de la Calidad, Pero os dejo unas ideas básicas.

Lo primero es crear una página que explicará el objetivo de la sección y ofrecerá un índice sencillo a cada área del sistema. A partir de ella iremos creando todas las demás. Podéis verla AQUÍ.

Es importante que cada página tenga siempre una estructura similar aunque adaptada en su propósito. En este caso he optado por:
Pulsa en la imagen para ver el ejemplo
  • Título de la Página
  • Propósito General
  • Documentos Asociados
  • Índice de sub-secciones
  • Acceso directo al Drive para un acceso más avanzado
  • Botón de Google+
  • Posibilidad de incluir Comentarios

ÚLTIMOS DETALLES

Sin hacer nada más tenemos ya acceso móvil a la documentación del sistema (instalando Google Drive en tu móvil desde Google Play). También podemos acceder al Portal Web desde el navegador del móvil. Esta última funcionalidad  debería desarrollarse más para ofrecer Responsive Design, una tecnología ya común en las redes sociales que ajusta los contenidos a las dimensiones y capacidades del smart phone. En cualquier caso, conociendo a Google no tardará en llegar.

En cuanto a la forma de ofrecer la documentación, he optado por construir algo parecido a una Wikipedia pero se puede enlazar el Site con el Drive de una forma mucho más directa. Os dejo AQUÍ un ejemplo.

SIGUIENTES PASOS

En la siguiente entrega de esta serie descubriremos que ya casi tenemos listo el sistema de control de versiones. Veremos como establecer alertas a diferentes niveles y añadir un sistema de lecciones aprendidas.





WORKPLACE: Control de Versiones, Alertas y Notificaciones>>

3 comentarios:

  1. Cool. Pero aún más cool personas como tú que comparten cosas productivas. Bendiciones en Cristo Jesús Dios,

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