domingo, 16 de febrero de 2014

Workplace: Control de Versiones, Alertas y Calendarios

CONTROL DE VERSIONES

En la primera entrada de esta serie hemos visto cómo estructurar la documentación del Sistema de Gestión en dos áreas. Una privada en donde los propietarios de los procesos y sus equipos trabajarán sobre los documentos y una pública donde se ofrecerán la documentación ya aprobados al conjunto de la organización.

El Drive de Google Apps for Business (y el de la versión estándar) gestiona automáticamente los cambios en los documentos. Se guardan las últimas 100 versiones y éstas permanecen activas durante 3 meses. Así, cada vez que modifiquemos un documento, Google creará una copia y la mantiene en el historial de cambios.

Esta opción, aunque interesante para mantener siempre un backup y poder recuperar documentos anteriores para cancelar los últimos cambios, no es suficiente.

Afortunadamente, podemos ADMINISTRAR LAS REVISIONES de cualquier documento utilizando el menú contextual que aparece cuando pulsamos sobre él con el botón derecho/secundario del ratón.

Tras hacerlo, dispondremos de una herramienta similar a la que aparece en la imagen.

Desde aquí podremos acceder a la versión actual del contenido (aplica a cualquier tipo incluyendo imágenes, vídeos, hojas de cálculo, etc) ypodremos también consultar cada una de las versiones anterioress.

En el mismo formulario podemos indicar si queremos que cada una de las revisiones se mantenga de forma indefinida (por defecto) o forzar a que sean eliminadas automáticamente siguiendo la política comentada anteriormente. Además, tenemos la posibilidad de actualizar la versión actual, subiendo el nuevo contenido.

Otra opción interesante (se accede a ella desde el menú contextual del contenido) es la posibilidad de evitar que la revisión actual sea visible para el resto de personas (ellos verán la revisión anterior). De esta forma, podremos trabajar sobre el borrador de la nueva versión sin correr el riesgo de que otro usuario lo utilice de forma inadecuada, sin haber sido aprobada; a todos los efectos dispondremos de un sistema similar al más popular CHECK-IN / CHECK-OUT.

Normalmente utilizaremos el control de versiones en el área privada de la documentación del SG y, cuando la revisión esté aprobada, la pasaremos al área pública para poner a disposición de toda la organización el contenido actualizado. Es importante utilizar también el sistema de revisiones para la publicación, así aseguramos que cualquier enlace en el Portal Web se actualiza automáticamente para apuntar a la última versión del contenido.

Con esta herramienta cubrimos áreas presentes en todas las normas y sistemas de gestión como la Gestión Documental, el Control de Versiones y el Archivo y la Gestión de Documentación Obsoleta (en realidad, no tendremos que preocuparnos por este tema ya que los documentos estarán siempre actualizados). Los equipos trabajarán de forma natural sobre los contenidos sin percibir que están contribuyendo al cumplimiento de las normativas de gestión o calidad de la empresa.

Un último apunte sobre esta herramienta que, por cierto, no es la más potente del mercado. Si utilizamos contenidos propios de Google (lo que se conoce como Google Docs, un conjunto de herramientas de gestión de documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones e imágenes; es la propuesta de Google para competir con MS Office aunque, por el momento, pierde por goleada), cada vez que modifiquemos un documento se creará una revisión de forma automática y así nos evitamos tener que acceder a la herramienta de gestión de revisiones.



ALERTAS

En esta sección nos adentramos en el mundo de la comunicación. Y si algo tiene Google Apps for Business son potentes herramientas para facilitarla.

Ya hablaremos de las Comunidades en Google+ y de los Hangouts (mensajería instantánea, chats, audio y vídeo conferencia, compartir aplicaciones y escritorio). Ahora nos vamos a centrar en cómo ofrecer diferentes canales de comunicación para permitir a los clientes estar al tanto de los últimos cambio en el Workplace.

Esta sección se completará en el próximo artículo de esta serie en el que crearemos un sistema de Lecciones Aprendidas.

Explotando las herramientas disponibles, podemos ofrecer un amplio abanico de canales de comunicación para estar al tanto de lo que se mueve en el Workplace:
  • Proceso Manual: utilizando la opción COMPARTIR del Drive (disponible a través del menú contextual asociado a cualquier carpeta o contenido) podemos enviar un mensaje a toda la organización o a un grupo específico indicándo el cambio que se ha producido. Es un proceso algo tedioso pero sin duda el más efectivo. Yo lo reservaría para los grandes cambios
  • Detalle de la Actividad: cuando accedemos al Drive siempre tendremos la posibilidad de activar un resumen de los últimos cambios que se han producido. También tenemos otras opción para localizar, por ejemplo, los documentos más recientes. Todas requieren de la pro-actividad del colaborador, pero son opciones válidas. No obstante, no es lo que buscamos. 
  • RSS: es mi forma preferida de recibir actualizaciones. Desafortunadamente Google lleva ya tiempo empeñado en acabar con este protocolo de comunicación (no es el único, Twiter también camina en la misma dirección). Comenzó descatalogando Google Reader (la mejor herramienta del mercado a mi parecer) y ahora, poco a poco, retira esta opción del resto de sus plataformas.
Hasta aquí las herramientas de notificación, digamos, manual. Para ofrecer algo más avanzado, tenemos que implementarlo en el Portal Web. Requiere de la intervención directa de los administradores y propietarios de los procesos pero, recordad, el objetivo no es que nosotros trabajemos menos; es facilitar la vida a los miembros de la organización.

En el ejemplo que estamos construyendo en esta serie de artículos, he creado algunas herramientas para facilitar el establecimiento de alertas:
  • Lo Más Reciente: es una página especial (creada seleccionando el tipo ANUNCIOS) que ofrece una funcionalidad similar a un BLOG. Curiosamente, aquí sí está disponible la opción de suscribirse a la página por RSS así que podemos utilizarla para publicar los cambios principales del sistema.
  • Actividad Reciente del Sitio: he incluido esta opción en el menú lateral para ofrecer un listado completo de los cambios que se han realizado en todo el portal. Poco útil por ser demasiado exhaustiva pero un último recurso necesario.
  • Suscripciones: es posible (desde el menú MÁS...) suscribirse a los cambios que se produzcan en el portal o en cualquier de sus páginas. Activando cualquiera de las dos opciones, recibirás un correo electrónico cada vez que algo cambie. Es una opción bastante útil aunque, desafortunadamente, no admite configuración para, por ejemplo, recibir todos los cambios en un sólo correo al final del día o de la semana. Esperemos que Google la mejore.
CALENDARIOS

Aunque hablaremos más de ellos cuando nos adentremos de la gestión de proyectos, son otro mecanismos importantes para facilitar la comunicación con la organización.

Junto a gMail, Google Calendar es una de las aplicaciones más completas y mejor desarrolladas de la plataforma de Google. Entre sus funcionalidades principales destacar la posibilidad de crear tantos calendarios como deseemos, compartirlos con toda la organización o grupos específicos de personas, recibir notificaciones de nuevos eventos, etc. En definitiva, todas las opciones que uno espera encontrar en un sistema de calendarios compartidos.

Se accede desde:

Para el ejemplo he creado un Calendario Corporativo y lo he configurado para ofrecer acceso público pues en él se publicarán sólo los eventos de interés para toda la organización.

Una vez creado el calendario, es fácil enlazarlo con el Portal Web. Basta crear una nueva página e insertar en ella un objeto de tipo Calendario. Para completar la plataforma, he añadido algunos enlaces directos en el portal. Podéis ver el resultado pulsando AQUÍ.

CONCLUSIONES

Ni el Control de Versiones ni el sistema de Alertas y Notificaciones de Google son herramientas redondas. Y sorprende por la facilidad de implementación de algunas funcionalidades que las harían mucho más útiles.

Esta falta de finalización es común en todos los sistemas de Google (buscador y gMail a parte) y está vinculada a su política de prototipado de las diferentes plataformas. Esta compañía saca sus productos al mercado tan pronto le es posible ofreciendo versiones Beta. Millones de usuarios las instalan, las prueban y proponen mejoras. ¿Qué mejor medio hay para asegurar que cumples con las expectativas de los clientes?. Son gratuitas así que el precio compensa el tener que sufrir continuos cambios (funcionalidades que se retiran, otras que aparecen de la nada, opciones que se ocultan hasta hacerlas casi inaccesibles, etc).

Sea como fuere, considero las dos herramientas suficientes para cubrir buena parte de nuestras necesidades. Comparadlas con las que tenéis actualmente.



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