lunes, 27 de enero de 2014

Google Apps for Business: la apuesta de Google para las empresas

Antes de comenzar, quiero recalcar que con este artículo no intento vender Google Apps for Business. Es más, en breve escribiré uno similar sobre las alternativas que ofrece Microsoft (Office365 / Azure / Sharepoint). Quiero recalcarlo porque, tras escribir los primeros párrafos, me veo casi como un comercial de Google y no lo soy. No tengo ninguna relación de negocio con ellos aunque si he disfrutado de su plataforma durante un par de años.

Desde hace tiempo, Google ha dejado de ser un simple buscador para convertirse en una plataforma multi-propósito en La Nube (más...) aunque, al igual que Apple, muy orientada a ofrecer servicios a las personas dejando un tanto al margen a las organizaciones.

Con Google Apps for Business comienza el desembarco en el sector empresarial de este gigante de Internet. La idea es muy sencilla: Google ofrece los mismos servicios disponibles en Internet para que puedan ser utilizados en el seno de una empresa de forma privada.

La plataforma no requiere instalación alguna, así que al día siguiente de firmar el contrato, los empleados de tu empresa dispondrán de un espacio de 30Gb en la nube, gMail (ya puedes tirar tu servidor de correo), sistemas de mensajería instantánea, audio y vídeo conferencia multipunto (hangouts), calendarios compartidos, wikis, foros, portales, acceso mediante smart phones y tablets y un largo etcétera de funcionalidades avanzadas. Y, por supuesto, tu serás el administrador de la plataforma y podrás controlar su uso. Además, no perderás información ya que Google se encarga de realizar las copias de seguridad necesarias.

Aunque no todo es perfecto, consulta ¿Debo decantarme por Google Apps for Business? para conocer las ventajas e inconvenientes de esta plataforma.

Si al final te decides, cada miembro de tu organización dispondrá de:


GMAIL: una cuenta de correo corporativa de 30Gb. Una ventaja adicional es casi todo el mundo está acostumbrado a tratar con este cliente de correo tanto desde el ordenador como desde el móvil (especialmente si es Android)

Si ya tienes MS Exchange, puedes enlazar ambos sistemas contratando un dominio

DRIVE: un espacio de almacenamiento en la nube de 30Gb (compartidos con el correo). Este espacio puede compartirse con el resto de la organización o mantenerse privado. El Drive tiene algunas funcionalidades ocultas pero asombrosas. Por ejemplo, indexa todos los contenidos incluyendo PDF o fotografías. Incluso realiza un OCR (pones un documento escaneado y es convertido a texto de forma automática para facilitar su localización). Además, existe un control de versiones también automático aunque con ciertas limitaciones (más..)





SEARCHER: dispondrás de toda la potencia del buscador de Google para localizar contenidos en tu empresa. Como ya hemos comentado, no sólo podrás localizar documentos de texto, también textos escaneados, fotografías, presentaciones, hojas de cálculo, etc. Eso sí, quizás mueras de éxito. Google cuando busca, busca




HANGOUTS: es el sistema de comunicación de Google. Permite mensajería instantánea (el antiguo Google Talk) y establecer audio y vídeo conferencias en las que pueden participar hasta 30 usuarios. Otra funcionalidad interesante aunque peor desarrollada es la posibilidad de compartir el escritorio. Algo mejor implementada está la opción de que varias personas puedan trabajar en tiempo real sobre un mismo documento, hoja de cálculo o presentación (aunque en un formato de Google que es, más o menos, compatible con MS Office)





SITES: publicación de portales Web incluyendo Wikis, Foros, lectores de noticias y todas las extensiones (Apps) que ofrece Google y terceras partes








GOOGLE+: dispondrás de una red social privada para tu empresa. A  (seguimiento de personas y publicaciones, círculos, etc), Además podrás crear comunidades y compartir de forma sencilla todas las novedades de tu empresa.

YOUTUBE: dispondrás de un canal privado donde publicar los vídeos o sesiones que vayas grabando utilizando los Hangouts. Podrás también hacer públicos las grabaciones para organizar Webinars







Y, además, acceso desde Smart Phone, Tablets, Smart TVs, etc.

¿CUANTO CUESTA?
Se puede contratar Google Apps for Business por un precio realmente bajo que nunca superará los 40 euros al año por usuario (más...). Una PYME de, digamos, 50 personas puede disponer de algunas de las mejores herramientas que existen en el mercado por 2000 euros al año. Una propuesta que, al menos, debe ser tomada en consideración.

¿CÓMO PUEDO CONTRATARLO?
No puedes contratar directamente esta plataforma por Internet. Para hacerlo tienes que contactar con algunos de los partners de Google en tu país (más...)

¿QUÉ NECESITO?
Nada, no necesitas nada. Contratas el servicio y lo usas. Sólo tendrás que enviar a tu partner una lista de los usuarios (nombre y correo electrónico) para que ellos te creen las cuentas en Google Apps for Business. Luego tú podrás añadir o eliminar las que necesites.

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