En entradas anteriores hemos hablado sobre
la necesidad de ocultar nuestro sistema de calidad (o, mejor, hacerlo indistinguible de los sistema que se utilizan en el trabajo diario) y de
evitar la profusión de formularios en Excel.
La idea básica es crear un espacio de trabajo en la red (o en la nube) que ofrezca a los miembros de la organización todas las herramientas que necesitan para realizar su trabajo diario. Estas herramientas deberán estar integradas con nuestro sistema de aseguramiento de la calidad de forma que la propia actividad de cada usuario nos permita obtener la información e indicadores que necesitamos.
Años atrás era una tarea titánica y, seguramente, inviable. Ingentes esfuerzos se han dedicado a implantar Intranets, gestores de contenidos, etc para comprobar que la única manera de que alguien se conectará era regalar un iPad a la persona que fuera más activa.
Afortunadamente esta situación está cambiando y ahora disponemos de potentes herramientas para crear espacios de trabajo realmente útiles que hagan que las personas, en vez de verse obligadas a utilizarlos, quieran hacerlo.
En próximas entradas hablaremos de cómo Google Apps for Business, Sharepoint/Office 365/Azure, Redmine, EdX o GIT pueden ayudarnos, pero antes debemos definir qué necesitamos.
EL WORKPLACE:
El principal requisito de un Workplace es que sea útil para realizar nuestro trabajo. Si tenemos que estar continuamente comprobando cuánta gente se ha conectado o realizando campañas de comunicación para fomentar su uso, vamos mal. Sé que cuesta reconocerlo pero es la verdad; los usuarios no son los culpables, son personas inteligentes que se buscan la vida para realizar su trabajo de la mejor forma posible. Si no se conectan a nuestro Workplace es porque no les aporta nada.
Dicho esto, vamos a ver qué herramientas deberíamos ofrecerles en primera instancia:
El Gestor de Contenidos: es una de las piezas importantes del espacio de trabajo. Debe permitir a todo el mundo publicar contenidos de forma ágil, protegerlos, clarificarlos, buscarlos, etc. Habrá, por supuesto, documentación corporativa protegida pero también debe haber espacios públicos y privados. ¿Por qué no podemos dejar que una persona tenga su propio blog en nuestra red?. Aquí hablamos de Wikis, Blogs, Portales, Tags, lectores de noticias, etc. Un tema importante: arrastrar un documento desde nuestro ordenador o dispositivo móvil al espacio de trabajo debe ser suficiente. Si pedimos al usuario que rellene un formulario cada vez que quiera publicar algo, sólo estamos poniendo trabas. La clasificación del contenido debe ser automática o venir después.
Comentarios: no es que sea una herramienta en sí pero quiero recalcar la importancia de permitir a la gente comentar cualquier cosa que se encuentren en el Workplace. Los comentarios nos dan una idea sobre el impacto que tienen las publicaciones y nos permiten mejorarla (por cierto, en este blog también se agradece vuestra opinión). En última instancia, estos comentarios deberían ser la base de nuestro sistema de
lecciones aprendidas.
Control de versiones: nuestro sistema de gestión de contenidos debe ofrecernos de forma automática (transparente para lo usuarios) un sistema que nos permita consultar el historial de cambios de cualquier contenido y recuperar las versiones anteriores. También son útiles sistemas de
Checkin/Checkout (aunque estos sí requieren de la intervención activa del usuario) y ya hablaremos de ellos cuando nos ocupemos del
control de la configuración.
Mensajería instantánea: es uno de los sistemas más útiles y apreciados por los usuarios. Indefectiblemente debe ofrecernos control de presencia para saber si nuestros mensajes serán vistos según los enviemos. WhatsApp ha cambiado un tanto en panorama en este área pero sigo pensando que es un sistema imprescindible en cualquier organización
Comunidades: el Workplace debe permitir a usuarios con intereses similares compartir información (conocimiento) creando espacios privados o públicos. Hablamos aquí de portales, foros, etc. Iros preparando, no vais a conseguir mucho con estas herramientas en primera instancia pero deben estar disponibles. Nunca hay que perder la esperanza
Si no lo digo, Octavio me mata, así que, lo digo. Las comunidades no tienen porqué ser virtuales, las personas pueden formar comunidades sin necesidad de que haya herramientas informáticas de por medio. Cuando afrontamos la implantación de este tipo de plataformas siempre nos olvidamos de este hecho.En la cafetería se establecen las mejores comunidades.
Redes Sociales: crear una red social en una organización es siempre decepcionante (
ver Frases Memorables: voy a crear una red social en mi empresa). Es una cuestión de volumen. En Internet hay miles de millones de usuarios y en tu empresa habrá decenas o centenas. Sólo unas pocas pueden hablar de miles o decenas de miles. Sin embargo, si podemos aprovechar algunas herramientas comunes en las redes sociales en el Workplace. Por ejemplo, deberíamos poder hacernos fan de una persona (seguir su actividad y publicaciones) o disponer de algoritmos que nos permitan determinar la relevancia de un contenido. Y, por cierto, una Red Social no es lo mismo que una Comunidad. En la Comunidad participa gente con un mismo interés y puede ser moderada o controlada (aunque yo no lo recomiendo), mientras que las relaciones en las redes sociales se crean de forma libre. Si queréis que funcionen no vais a poder intervenir en ellas.
Gamificación: está demostrado que las personas tienen amor propio, son bastante egoístas y siempre buscan el reconocimiento de los demás. En este hecho radica parte del éxito de las redes sociales (o la Web 2.0). ¿Publicamos en Twiter de forma altruista o buscamos ser escuchados y reconocidos?. Sea como fuere, las herramientas de gamificación (en su versión más simple) nos permiten valorar los contenidos publicados por otros, conocer nuestra influencia en la red, reconocer el trabajo de los compañeros, establecer rankings, etc. Hablaremos más de este tema...
Gestión de Proyectos: todas las herramientas anteriores pueden resultar muy interesantes pero, en realidad, lo que buscamos es que el Workplace se utilice para trabajar. Cada uno de nuestros equipos de
trabajo deberá tener un espacio privado donde poder almacenar los documentos que van generando teniendo la opción de hacerlos públicos de forma sencilla si los consideran útiles para el resto de la organización. Como mínimo, el sistema deberá tener un sistema de gestión de tareas/actividades y un workflow. Paneles Kanban o Scrum son también muy apreciados así como los calendarios, gestión de contactos, sistemas de gestión de incidencias, cuadros de manda, gestión de KPIs, etc. Y no lo olvidéis,
el sistema de aseguramiento de la calidad es un proyecto más. Si las herramientas que ofrecéis a un Jefe de Proyecto no son las mismas que utiliza el Responsable de Calidad, uno de los dos está trabajando de forma ineficiente.
Los Clientes: no son una herramienta, claro está (¿o si? :)). Pero es importante analizar y valorar cuál va a ser su papel en el Workplace. En mi opinión, los clientes deberían poder acceder a los espacios de trabajo de los proyectos que estamos realizando para ellos aunque sea de forma limitada. Se les debería ofrecer un espacio donde ver informes de seguimiento, actas de reunión, indicadores, entregas, demos de los productos, etc. Tenerlos pululando por nuestra red es siempre peligroso pero los beneficios potenciales son muy elevados. Nosotros lo hicimos en Altran y el resultado ha sido excelente
Formación: y, cómo no, el Workplace deberá ser también un espacio que para aprender. Es gestión del conocimiento se dice que las empresas deberían aspirar en su máximo nivel de desarrollo a convertirse en "Learning Organizations". Por supuesto, las comunidades de practica, los foros, wikis y demás son una fuente inmensa de formación, pero también debemos disponer de herramientas específicas. En los últimos tiempos el concepto de
MOOC (Massive Open Online Courses) está arrasando en la red. Como os he comentado, he trabajado muchos años en proyectos de I+D en el área de la educación a distancia y eLearning y sólo ahora los veo florecer. También hablaremos (y mucho) de este tema.
Encuestas: la gamificación, los comentarios a los contenidos o la participación en foros y comunidades son buenos indicadores para conocer el grado de difusión del Workplace que nos evitarán tener que preguntar a los usuarios sobre su utilidad. Pero siempre es necesario realizar análisis más detallados de otros aspectos así que nos vendrá bien un sistema que nos permita definir y enviar encuestas y analizar los resultados.
Multiplataforma: ¿de verdad le vamos a dedicar esfuerzos a conseguir que la gente de se a nuestra plataforma usando un navegador y un ordenador?. Negar el acceso mediante un smart phone, una tablet o una smart TV es, sencillamente, una temeridad.
Integración: elijáis las herramientas que elijáis, siempre deberán ofrecer un sistema para conectarlas con otras y para poder extenderlas.Nunca se debe implantar un sistema cerrado o aislado del mundo en el que, para añadir una nueva funcionalidad, tengas que contratar una ampliación al proveedor. No digo que no lo contrates -él es quién mejor conoce la herramienta- pero, si tienes un departamento competente de IT, deberías poder hacerlo tu mismo o plantear cualquier combinación de estas dos posibilidades
Y lo dejo aquí. Podríamos hablar (y lo haremos) de sistemas de control de configuración, PDM, gestión de incidencias y problemas, flujos de trabajo (workflows), gestión de peticiones de servicio, etc Pero, por el momento, es suficiente con estas herramientas.
Posiblemente estés pensando que es imposible o carísimo implantar y mantener todas estas plataformas pero no es así. Podéis hacerlo en un par de días con Google Apss for Business o Sharepoint/Office365/Azure, por mentar las apuestas de las empresas líderes en este sector.
Por último, quizás estéis pensando: ¿dónde está la gestión del aseguramiento de la calidad en todo esto?. Os prometo que irá apareciendo poco a poco. Pero recordad, estamos hablando de "
el arte de ocultar nuestro sistema de gestión de la calidad"
Alvin Toffler, en su libro "La Tercera Ola", simplificó con una clarividencia admirable la historia de la humanidad considerándola consecuencia de tres grandes revoluciones. Cada una de ellas llegó como una ola para sacudir los pilares de la civilización: los sistemas de producción, la estructura social y los medios de comunicación.
La primera, la agricultura, hizo sedentarios a nuestros ancestros obligándoles a cambiar una primitiva economía, basada en la caza y la recolección, por otra más dinámica apoyada en el comercio y el trabajo. En esta sociedad la información era transmitida oralmente de un individuo a otro, de una generación a otra.
Coincidiendo con la revolución industrial, la segunda ola separó al productor del consumidor. Nacieron así las grandes corporaciones y la clase trabajadora se movilizó, forzada a abandonar los campos para dirigirse allá donde se instalaban las fábricas. Esta inusitada movilidad acabó con la estructura social pre-industrial dominada por grandes clanes que fueron sustituidos por la Familia Nuclear integrada por dos cónyuges y unos pocos hijos. Periódicos, radios y la televisión permitieron a unos pocos transmitir ingentes cantidades de información a millones de personas.
LUCES
LUCES Y SOMBRAS
SOMBRAS
En definitiva:
Desde hace tiempo, Google ha dejado de ser un simple buscador para convertirse en una plataforma multi-propósito en La Nube (más...) aunque, al igual que Apple, muy orientada a ofrecer servicios a las personas dejando un tanto al margen a las organizaciones.
YOUTUBE: dispondrás de un canal privado donde publicar los vídeos o sesiones que vayas grabando utilizando los Hangouts. Podrás también hacer públicos las grabaciones para organizar Webinars
Aunque MAME (más...) no fue el primero, sí ha sido el emulador que ha envejecido con mejor solera. Es un programa maravilloso que emula el funcionamiento de algunos procesadores arcanos que tantas horas de diversión nos dieron a los que ya somos algo mayores. Tras instalar el emulador puedes añadir las ROMs originales de aquellas máquinas de monedas omnipresentes en todos los bares en los 90. Si juegas al Pac-Man o a Galaxians, no estás jugando con un programa parecido o casi idéntico. Estás jugando con la versión original (probadlo, y comprobaréis cómo pasan los años; a mi me suelen matar a las primeras de cambio; no comprendo cómo antes me pasaba 20 o 30 niveles).
Hace menos de una década, los emuladores evolucionaron a las máquinas virtuales gracias a herramientas como VMware. Ahora ya no sólo era posible emular procesadores de generaciones anteriores sino también máquinas tan modernas como la que se encarga de la virtualización. Un servidor de cierta potencia puede crear 50 o 100 servidores virtuales que, evidentemente, correrán más lentamente que la máquina base pero suelen ofrecer un rendimiento aceptable para la mayoría de las aplicaciones.
La gracia de los servidores virtuales radica en que son programas y no máquinas físicas así que pueden ser creados y gestionados por otras máquinas de forma casi instantánea (una máquina virtual es un simple fichero; puedes copiarlo con CTRL+C y CTRL+V y ya tienes dos máquinas virtuales).
Y así llegamos al PaaS (Platform as a Service). Son en realidad una capa intermedia entre IaaS y Saas, pero creo que se entiende mejor en este orden. Aquí los proveedores nos ofrecen sistemas completos para cubrir todo el ciclo de vida de un producto o servicio. Son, en definitiva, un conjunto de aplicaciones instaladas en la nube con el fin de ofrecerte un servicio generalista o específico.
