domingo, 16 de febrero de 2014

Workplace: Lecciones Aprendidas


Lección Aprendida: Una buena práctica de trabajo, experiencia o enfoque innovador que es obtenido y compartido para promover aplicaciones repetidas. Una lección aprendida puede también ser una mala práctica de trabajo o experiencia adversa que es obtenida y compartida para evitar su recurrencia.

Aún comenzando con una definición, no es mi intención dedicar este espacio a hablar sobre las Lecciones Aprendidas, los modelos para su definición, la forma de analizarlas o su importancia para los Sistemas de Gestión de la Calidad y, en particular, la Mejora Continua.

Me limitaré a explicar cómo podemos incorporarlas al Espacio de Trabajo que estamos construyendo de un forma sencilla, utilizando los formularios de Google Docs.

COMENTARIOS Y VALORACIONES

Antes de pasar a las lecciones, podréis comprobar que el Portal Web que estamos utilizando como ejemplo ofrece en todas sus páginas la opción de incorporar comentarios y de pulsar sobre el, más o menos, famoso botón G+1 (ver ejemplo).

Nunca debemos denostar estas dos opciones. Aunque no aportan información estructurada y es, por tanto, más complicado emprender cualquier análisis sobre ellas, serán probablemente las alternativas que se usen con mayor profusión. Y lo serán por una sencilla razón: son fáciles de usar. ¿Qué cuesta hacer un Click?. ¿No apetece más escribir unas cuantas líneas sobre un tema que acabo de consultar por primera vez que adentrarme en un complejo formulario de lecciones aprendidas?.

Yo recomiendo ofrecer siempre estas dos opciones en cualquier contenido que ofrezcáis a la organización. Nos son costosas de implementar y favorecen en gran medida la comunicación e interacción entre los implicados. Incluso pueden llegar a ser suficientes para detectar oportunidades de mejora o defectos en los procesos.

LECCIONES APRENDIDAS

Para implementar este sistema vamos a crear un formulario en el DRIVE. Será quizás demasiado sencillo pero. como he dicho, no pretendo aquí entrar a debatir sobre los diferentes modelos que pueden implementarse para recopilar Lecciones Aprendidas.

Desde el punto de vista la implementación, Google nos ofrece la posibilidad de crear cualquier tipo de formulario mediante un sencillo interfaz accesible a usuarios de cualquier nivel.

El sistema está más orientado al envío de cuestionarios (nos vendrá muy bien cuando hablemos de evaluar la satisfacción del cliente) pero puede ser utilizado sin problemas para cubrir otras funcionalidades.

Pulsando sobre el botón CREAR en alguna carpeta del área pública del DRIVE (si lo hacemos desde el área privada, no podrán acceder a él la mayoría de las personas), nos aparecerá una lista de posibles objetos que podemos crear y, entre ellos, uno de tipo FORMULARIO.

Tras ponerle un nombre y elegir un diseño, podremos pasar a definir las diferentes área del cuestionario:
  • Problemática detectada
  • Área de Mejora
  • Plan de Acción
  • Impacto de las acciones emprendidas
  • ¿Es posible aplicar la experiencia en otras áreas de la empresa?
  • ¿En cuáles?
Si quieres probar el formulario, pulsa AQUÍ.

Creado el formulario/cuestionario podrás acceder a él desde el DRIVE y enviarlo a las personas que consideres oportuno (utilizando la opción compartir o enviar del menú contextual que aparece pulsando sobre el formulario con el botón derecho/secundario). No es la forma en que vamos a utilizarlo, pero puede ser útil para solicitar que se informe sobre las lecciones aprendidas en proyectos donde hayamos detectado algún problema.

El siguiente paso es definir dónde quieres que se guarden las respuestas. Puedes hacerlo desde el editor del formulario dando un nombre a una hoja de cálculo e indicando una carpeta donde quieres guardar la información. Aquí hay dos opciones: hacerlo en un área privada si no quieres que la información esté disponible o en el área pública dando acceso a toda o parte de la organización. En ambos casos, dispondrás de una hoja de cálculo (que puedes convertir fácilmente a Excel) con la lista completa de lecciones aprendidas. Desde ella podrás hacer cualquier tipo de análisis, incluir gráficos, etc. Y, por supuesto, será actualizando automáticamente a medida que se vaya recibiendo información.

En la imagen puedes ver los dos documentos asociados con el sistema de Lecciones Aprendidas (el formulario y la hoja de cálculo con la información que vayamos recibiendo) alojadas en el área pública del WorkPlace.

INTEGRACIÓN CON EL PORTAL WEB

Como siempre, vamos a ofrecer los sistemas que estamos desarrollando de una forma mucho más amigable. Para ello, incluiremos en cada una de las secciones del portal dos enlaces. El primero permitirá comunicar una lección aprendida sobre el tema que se esté consultando. El segundo dará acceso a las lecciones aprendidas ya recopiladas sobre ese área.

Podéis ver un ejemplo sobre lecciones aprendidas asociadas al Proceso de Gestión de Cambios (Change Requests) pulsando AQUÍ.

Es fácil configurar el sistema para que filtre las lecciones del tema que estamos consultando. En este EJEMPLO, veréis sólo las relacionadas con los Change Requests.

También he añadido una opción en el menú principal para acceder a la base de datos completa de lecciones aprendidas.

CONCLUSIONES

Tras esta nueva ampliación, tenemos un Espacio de Trabajo que ofrece la documentación a toda la organización mientras nos permite controlar las revisiones de cada contenido y publicar de forma controlada.

En cada sección podemos incluir comentarios, expresar nuestro interés y añadir lecciones a aprendidas.Tenemos también mecanismos sencillos para analizar esta información y para ofrecerlas al conjunto de la organización desde diferentes puntos de vista.
Son herramientas al alcance de cualquier persona que se maneje con un cierto desparpajo por Internet o las Redes Sociales. No quiero decir con esto que se aprenda a manejarlas en 5 minutos, los interfaces de Google son un tanto peculiares quizás por ser demasiado minimalistas. Pero, tras unos cuantos experimentos, comenzaréis a comprender el funcionamiento y a cada paso os será más sencillo sacarles partido.

Para acabar comentar que es posible ampliar las funcionalidades que ofrecen los formularios hasta donde queramos incluyendo algo de programación. Si disponéis de alguna capacidad de desarrollar software podréis convertirlos en una herramienta realmente potente.


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