jueves, 12 de febrero de 2015

Cuando el eMail trabaja para ti en lugar de darte trabajo

El correo electrónico es una de esas aplicaciones que siempre está en el filo de la navaja, siempre criticada pero siempre presente en nuestras vidas.

No podemos vivir con ella porque el correo electrónico es un gran ladrón de tiempo. Concienzudos estudios han expuesto cuantas horas, cuantos minutos y cuantos segundos dedicamos a leer y atender esos dichosos correos que inundan nuestro buzón a diario. Esmerados especialistas se han devanado los sesos para proponer diferentes métodos de trabajo que minimicen la perdida de productividad provocada por esta entrañable herramienta.

Tampoco parece que podamos vivir sin ella pues seguimos consultando cada diez minutos nuestro buzón de entrada. No en vano el correo electrónico ha sido, en gran medida, el responsable del éxito de Internet. Sus detractores parecen no acordarse ya de la cantidad de tiempo que nos ha ahorrado evitando, por ejemplo, tener que atender quinientas llamadas diarias. Si nos resulta molesto leer los tediosos correos de ciertas personas, imaginad cómo era cuando tenías que hablar con ellas por teléfono. Nuestro denostado paladín incluso ha contribuido a frenar el cambio climático reduciendo los otrora inevitables desplazamientos para asistir a reuniones sin sentido, convocadas con el único fin de realizar alguna comunicación oficial o reduciendo los comunicados impresos que, en el pasado, nos veíamos obligados a leer y, en ocasiones, a rubricar con nuestra firma.

Sin embargo, primero el Spam, luego la mensajería instantánea y, finalmente, las redes sociales sugieren que algo debe de cambiar, que deben existir mejores soluciones para cubrir esta necesidad de comunicación.

Y ALGO ESTÁ CAMBIANDO

Recientemente hemos visto como Apple (Mailbox), Micrsooft (Outlooko Google (Inboxse esfuerzan por mejorar la experiencia del usuario a la hora de gestionar nuestro buzón de correo.

La idea es incorporar un asistente digital que, a partir de la información que posee sobre nuestro comportamiento, sea capaz de ahorrarnos trabajo clasificando los correos, relegando a los que considera inútiles y ofreciéndonos información adicional (ver "Los nuevos asistentes digitales").

El primero en embarcarse en esta competición fue Apple con su popular Siri. ,Google no quiso quedarse atrás y lanzó Google Now. Ahora es Microsoft quién anda reinventando el concepto de la comunicación y la colaboración en el entorno empresarial con sus nuevas versiones de Outlook y Exchange que pronto se verán beneficiadas por Cortana, su asistente personal ya integrado en Windows 10 (os dejo un vídeo sobre este tema).

También proliferan herramientas en la nube que proponen nuevas formas de colaboración. Si no la conocéis, probad Slack, una fabulosa suite de herramientas que combina funcionalidades propias de Dropbox con la mensajería instantánea o el correo electrónico. Por algo ostenta un curioso récord: es la empresa que más rápidamente ha crecido en valor en la historia (YouTube alcanzó los 1650 millones en 20 meses, Groupon tardó 17, Slack lo ha conseguido en apenas 14). También Facebook y LinkeIn buscan resolver esta problemática ofreciendo versiones de sus Redes Sociales adaptadas al entorno empresarial (más información...)

LA PROPUESTA DE IBM

En este contexto entra en escena IBM Verse, la propuesta del denigrado gigante americano que ahora resurge de sus cenizas de la mano de la Inteligencia Artificial y el Deep Learning (más información...).

IBM Verse es, en realidad, una suite de herramientas que combina una gestión avanzada del correo electrónico y de tus contactos con opciones de gestión documental (Notes y Domino) facilitando así la colaboración de los equipos de trabajo en las empresas.

En cuanto al correo electrónico, Verse es capaz de organizar la bandeja de entrada de forma automática, asignando categorías a cada correo electrónico recibido. Pero, además, predice cómo vas a responder e incluso te ofrece un borrador que puedes enviar tal cuál si no aprecias en demasía tu puesto de trabajo.

Este milagro se consigue gracias a las nuevas técnicas de análisis de información que vienen de la mano de Big Data y al Aprendizaje Automático (Machine Learning) que permite a la herramienta ir perfilando tu comportamiento mientras aprende de las reacciones a los correos que atiendes diariamente. Y es sólo el principio, pronto veremos cómo puede ayudarnos Watson, la Inteligencia Artificial que está desarrollando IBM (ver "La carrera por crear la primera Inteligencia Artificial")

A diferencia de InboxIBM Verse ha sido diseñado para moverse en el mercado corporativo en donde existen importantes exigencias en cuanto a la privacidad y la seguridad. Mientras que la propuesta de Google funciona en la nube, aprovechando la inmensa cantidad de información disponible sobre nuestro comportamiento para ahorrarnos algunas tareas y ofrecernos esa publicidad gratuita que tanto nos gusta, IBM Verse trabaja en el seno de la organización asegurando que nuestros datos se mantendrán a salvo de miradas curiosas. Por supuesto, aprovecha las ventajas de la nube pero la plataforma no envía información a terceros ni aprovecha la de otros para mejorar las servicios que ofrece.

Por el momento, Verse está disponible en una versión gratuita más que adecuada para pequeñas empresas. Pero este mismo año saldrá al mercado la versión de pago y podremos ver su potencial real cuando funcione junto con IBM Connections, la solución de este proveedor para las redes sociales corporativos. Gracias a esta integración, IBM Verse podrá acceder al histórico de los correos electrónicos de cada empleado, sus contactos, los documentos que maneja y las conversaciones de mensajería instantánea que ha mantenido y aprovechar toda esta información para ofrecer una mejor experiencia a estos nuevos trabajadores de la era de la gestión del conocimiento.

Por una vez, no voy terminar alertando sobre los riesgos de esta profusión de herramientas cada vez más inteligentes que explotan la ingente de información disponible sobre nuestra vida personal y profesional. Aunque es cierto que, como decía hace unas semanas Barak Obama, "si queremos estar conectados, también debemos estar protegidos", tampoco podemos renunciar a las ventajas que nos ofrece la Inteligencia Artificial. Así que, mientras no lleguen esas leyes que deberían garantizar la privacidad, quizás debamos seguir los sabios designios del dicho "si no puedes vencerlos, únete a ellos"


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