sábado, 14 de junio de 2014

Una forma práctica de implantar un Sistema de Vigilancia Tecnológica (Parte Primera)

¿QUÉ ES?

Como para cualquier otro concepto, podemos encontrar infinidad de definiciones. Yo he simplificado la establecida por la familia de normas UNE 166000 (ya hablaremos de ellas más adelante):

"Un sistema de Vigilancia Tecnológica debe permitir a una organización seleccionar información tanto externa como interna, clarificarla, difundirla y analizarla para convertirla en conocimiento que pueda ser utilizado para disminuir el riesgo en la toma de decisiones."

En cuanto al tipo de información, el foco en esta disciplina está, evidentemente, en la tecnología. Sin embargo, los modelos organizativos y las plataformas de soporte son igual de válidos para cubrir cualquier área de interés. Si, por ejemplo, nos centramos en la actividad de otras empresas del sector estaríamos hablando de Análisis de la Competencia o de la Inteligencia Competitiva. También podríamos utilizar los mismos mecanismos para investigar los modelos de gestión de personal que se están aplicando en otras organizaciones o la forma en que despliegan su marketing en las redes sociales.

Lo que si es fundamental es que el sistema de Vigilancia Tecnológica Sistemática incorpore un fuerte componente tecnológico que facilite la extracción de datos de las distintas fuentes de información y permita difundirla entre a los grupos de interés. Por supuesto, la Vigilancia Tecnológica puede realizarse manualmente encargando el trabajo a expertos; probablemente obtengas unos informes inmejorables, pero no lo harás de forma sistemática.

Indicar también que aquí hablaremos de los sistemas de vigilancia activa (monitoring) frente a los de vigilancia pasiva (scanning). En los primeros se busca localizar y analizar información para satisfacer una necesidad concreta, un proceso que suele realizarse bajo demanda. Por el contrario, en los segundos se realiza un análisis continuo de la evolución de un determinado sector con propósitos más generalistas; es un modelo frecuente en los Observatorios y Radares Tecnológicos.

Por último es importante establecer una clara diferenciación entre la Vigilancia Tecnológica y, en especial, la Inteligencia Competitiva frente al Espionaje Industrial. En el primer caso deben existir unos compromisos éticos y morales y una estricta garantía del cumplimiento de la legislación y las normas que protegen la propiedad intelectual. Del segundo no sé qué deciros, quizás tendríamos que preguntar a algún colega de James Bond.

Si estáis interesados en esta segunda rama de adquisición ilegal del conocimiento os dejo un artículo en el que se ofrecen detalles de 10 grandes casos de espionaje industrial.

¿LA NECESITO REALMENTE?

Hace algunos años estuve asesorando a empresas sobre cómo podrían implantar un sistema de Vigilancia Tecnológica. Solía comenzar la primera entrevista siempre con la mismas dos preguntas:
  • ¿Qué quieres vigilar?
  • ¿Qué esperas ganar con ello?
Plantear cuestiones tan fundamentales puede pareceros superfluo (si te han llamado algo querrán). Sin embargo, en demasiadas ocasiones los interlocutores no podían ofrecer una respuesta clara o se mostraban demasiado dubitativos. Soy una persona pragmática y odio perder el tiempo en proyectos que sé de antemano que fracasarán. Implantar un sistema de vigilancia no se diferencia en demasía de cualquier otro proceso de gestión del cambio. Si no se tienen claros los objetivos y el retorno previsto, mejor no forzar la situación.

La Vigilancia Tecnológica sistemática requiere establecer nuevos procesos en la organización, motivar y concienciar a los expertos internos o contratar experiencia externa e implantar una serie de plataformas. Y siempre levanta demasiadas expectativas, especialmente en la alta dirección. Si no tienes claras tus necesidades y el valor que esperas obtener, es mejor que desistas.

Vamos a poner algunos ejemplos de posibles respuestas a las cuestiones anteriores:
  • (-) "Quiero saber que está ocurriendo por ahí". Empezamos mal, por ahí están ocurriendo demasiadas cosas.
  • (+) "Estoy invirtiendo en la compra de unos generadores eléctricos carísimos y no estoy seguro si el producto que ofrece mi proveedor tiene futuro". Un comienzo prometedor: tenemos un problema y un objetivo concreto.
  • (+) "Quiero lanzar un nueva solución al mercado y no sé si será suficientemente innovadora". Es también una buena propuesta. El área de investigación esta claramente definida así como el uso que se dará a la información recopilada
  • (?) "Quiero saber cuáles son los competidores en un área específica y qué están haciendo". Está en el límite. Si estás buscando un nicho de mercado puede tener sentido. Si, simplemente, buscas conocer mejor a la competencia, quizás la información que obtengas sea demasiado vaga o genérica y te resulte de poca utilidad.
¿QUÉ TENGO QUE HACER?

Podemos empezar considerando que el objetivo final del sistema será proveer de datos (convenientemente masticados) a los decisores de la organización. Normalmente, lo haremos mediante un informe personalizado según las necesidades de cada interlocutor. Esta adaptación es realmente importante; con toda seguridad el informe que entreguemos al Director Técnico será muy diferente del que ofreceremos al Director Comercial. Aunque ambos traten sobre los mismos temas, lo harán desde perspectivas muy diferentes.

Reducir un Sistema de Vigilancia Tecnológica a la entrega de un informe es una aproximación demasiado simplista pero resulta útil para comprender como funciona el proceso:
  • Peticiones: lo primero es establecer la forma en que los diferentes estamentos de la organización podrán solicitar un Informe de Vigilancia Tecnológica y a quién van dirigidas dichas peticiones. Será aquí necesario establecer un sistema formal que ofrezca la suficiente concreción: área de investigación, enfoque, objetivos, uso que se dará al informe, destinatarios, etc. La petición debería también permitirnos identificar los Factores Críticos de Vigilancia (FCV), aquéllos aspectos cuya variación afecta más profundamente al área que estamos investigando
  • Viabilidad: recibida la petición, deberemos analizar las posibilidades que tenemos de poder atenderla. ¿Es suficientemente concreta?, ¿están claros los objetivos y el valor añadido esperado?, ¿tenemos expertos internos?, ¿necesitamos contratar expertos externos?, ¿disponemos de fuentes de información adecuadas?. Nunca deberíamos continuar sin tener claras las respuestas a estas preguntas sino queremos malgastar un valioso tiempo y algo de dinero para atender necesidades demasiado difusas.
  • Fuentes de Información: tras aceptar la petición, deberemos determinar los lugares que deberemos vigilar para obtener  la información que necesitamos. Ésta puede llegar estructurada desde Bases de Datos de publicaciones científicas, patentes, normativas o legislación o desde sitios Web que ofrezcan protocolos de intercambio de metadatos como RSS o Atom (más información...). O puede provenir de fuentes no estructuradas como páginas Web o resultados de buscadores. Por último, nunca hay que menospreciar las fuentes de información internas (las bases de datos o sistemas de gestión documental o del conocimiento) e incluso las aportaciones directas de personas con experiencia en el campo.
  • Extracción: seleccionadas las fuentes de información, deberemos extraer los datos que exponen. Este proceso puede (y suele) hacerse de forma automática aunque nunca hay que descartar la posibilidad de un proceso manual o combinado. En el caso de las fuentes estructuradas es una tarea relativamente sencilla. Trabajar con fuentes más informales resulta algo más complicado pero, afortunadamente, disponemos de herramientas bastante potentes (las más conocidas responden al nombre de Web Scraping  o "rascado de Internet"), capaces de extraer datos de los lugares más variopintos. Mediante ellas podrás, por ejemplo, utilizar la información proporcionada mediante búsquedas específicas en Google o localizar artículos de interés en WikiPedia.
  • Selección: una buena selección de fuentes de información y una herramienta de extracción de datos suficientemente potente nos ofrecerán, en apenas unos minutos, una ingente cantidad de información que deberemos difundir a los expertos para que sea estructurada, valorada y descartada o seleccionada. Este proceso se hace, generalmente, de forma colaborativa permitiendo a los diferentes grupos comentar los contenidos disponibles, clasificarlos e indicar su relevancia para cada grupo de interés.
  • Análisis: el conjunto de informaciones relevantes debe procesarse para extraer conclusiones. Este proceso suele realizarse definiendo una serie de indicadores primarios y derivados. Los primeros se obtienen de forma automática analizando estadísticamente los datos disponibles: quiénes son los principales actores en un determinado sector, quiénes son las personas que más publican, quiénes son las personas que más patentes han registrado, qué empresas muestran una mayor actividad en el sector. Los derivados se calculan a partir de los anteriores y su definición es bastante más complicada requiriendo, en general, de la participación de expertos en vigilancia. Un ejemplo de este tipo de indicadores es un gráfico de la evolución en el tiempo del número de publicaciones científicas y patentes registradas. A partir de esta información es posible determinar el grado de madurez de una cierta tecnología e intuir su posible evolución.
  • Elaboración del Informe: deberá incluir las fuentes de información seleccionados, los expertos que han participado, el coste de elaboración, los datos más significativos recopilados y los indicadores extraídos. Y, por supuesto, las conclusiones de los procesos de análisis de los datos y las recomendaciones de los expertos.
  • Evaluación: el último paso consiste en establecer los mecanismos que permitan evaluar el trabajo realizado. ¿Se entregan a tiempo los informes?, ¿tienen la calidad suficiente?, ¿qué uso se les ha dado?, ¿que decisiones se han tomado en función de las conclusiones obtenidas?, ¿cuál ha sido el retorno de la inversión?. El grado de cumplimiento de los plazos de entrega es fácil de determinar. Para las demás cuestiones, podemos establecer indicadores (número de nuevos productos lanzados al mercado, número de mejoras realizadas, mejora de la cifra de negocio, mejora de la situación en el sector frente a la competencia, etc.). También es importante entrevistar a los clientes para conocer su opinión sobre el sistema.

CONCLUSIONES

Para establecer un Sistema de Vigilancia Tecnológica debes:
  • Establecer un proceso formal para la recepción de peticiones
  • Realizar un estudio de viabilidad incluyendo la disponibilidad de expertos y fuentes de información
  • Localizar las fuentes de información (estructuradas o no, internas o externas) que deberán ser analizadas
  • Implantar una herramienta que te permita extraer los datos proporcionados por dichas fuentes de forma automática y selectiva
  • Establecer un proceso de análisis de los datos en el que diferentes expertos puedan colaborar para clasificar y valorar los datos recopilados. Normalmente necesitarás también alguna herramienta que agilice el proceso.
  • Definir un conjunto de indicadores (primarios y secundarios) que permitan exponer las conclusiones de forma visual e intuitiva y, sobre todo, adaptada a las necesidades de cada cliente. Es frecuente completar un conjunto estándar con otros desarrollados específicamente para cada informe
  • Diseñar un  modelo de informe estándar para facilitar la exposición de la información. Se adaptará a cada situación, pero es importante que su estructura principal se mantenga en el tiempo.
  • Establecer mecanismos que permitan evaluar el Retorno de la Inversión (ROI) del sistema de Vigilancia Tecnológica
  • Establecer una organización capaz de acometer con éxito todos estos procesos

EN LA SEGUNDA ENTREGA

En la siguiente, y última entrega, entraremos de detalle sobre:
  • Modelos Organizativos
  • Las Fuentes de Información disponibles (RSS, Atom, Paddle, Yahoo, bases de datos de patentes, publicaciones científicas, legislación o normativas)
  • Herramientas de extracción de datos de fuentes estructuradas y no estructuradas
  • Plataformas colaborativas para realizar los procesos de análisis
  • Principales Indicadores primarios y secundarios para facilitar el proceso de vigilancia
  • Herramientas Open Source y Comerciales
  • La familia de normas UNE 166000

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